Grafik 4 kuadran adalah salah satu cara yang efektif untuk menampilkan data Customer Service (CS) dan mengidentifikasi potensi peluang peningkatan kinerja CS. Berikut langkah-langkah yang digunakan untuk membuat grafik ini:

1. Membuat Grafik : Membuat grafik 4 kuadran dengan menggunakan Excel. Pada cell C37 dan C38, memasukkan Series X values, sedangkan pada cell D37 dan D38, memasukkan Series Y values.
2. Tambahan Titik : Menambahkan titik-titik baru ke dalam grafik dengan cara klik Ok11 dan Ok12.
3. Menghubungkan Titik : Menghubungkan titik-titik yang baru saja ditambahkan dengan garis, caranya adalah dengan memilih Line > Solid line dan dapat diatur warna, ketebalan, jenis garis dan lain-lainnya.
4. Menampilkan Nama CS : Menampilkan nama Customer Service dengan cara klik salah 1 titik pada diagram dan klik tanda + pada bagian kanan diagram dan pilih Data Labels > More Options, kemudian pilih Label Options dan pilih Values From Cells.
5. Mengatur Axis Title : Mengatur Axis Title dengan cara klik tanda + pada bagian sebelah kanan diagram dan pilih Axis Title, kemudian beri nama Nilai Penjualan dan Nilai Layanan.
6. Menamai Masing-Masing Bagian : Menamai masing-masing bagian dengan cara klik menu Insert > Text > Text Box, kemudian letakan posisinya mulai dari kiri atas, kiri bawah, kanan bawah dan kanan atas.

Dengan demikian, grafik 4 kuadran CS selesai dibuat. Berikut hasil akhirnya:

Analisis Grafik

Grafik terdapat 20 Customer Service dengan Nilai Penjualan pada sumbu X dan Nilai Layanan pada sumbu Y, yang posisinya tersebar dan terbagi pada 4 kuadran.

Rata-rata Nilai Penjualan adalah 51%, dengan nilai minimum 37% dan nilai maximum 65%. Rata-rata Nilai Layanan adalah 78%, dengan nilai minimum 67% dan nilai maximum 90%.

Kuadran I (Penjualan Buruk & Layanan Baik)

Terdapat 3 CS terletak di kuadran ini. Dalam hal ini, kemampuan penjualan CS perlu ditinggkat oleh ketika CS tersebut melayani pelanggan, gali lebih dalam informasi terkait keluhan dan kebutuhan pelanggan, dan tawarkan produk yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.

Kuadran II (Penjualan Buruk & Layanan Buruk)

Terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan ataupun penjualan, perlu sekali memahami kembali SOP pelayanan dan pengetahuan akan produk yang ada.

Kuadran III (Penjualan Baik & Layanan Buruk)

Terdapat 4 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan, berikanlah pelayanan dengan memahami kembali SOP pelayanan.

Kuadran IV (Penjualan Baik & Layanan Baik)

Terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Secara keseluruhan CS sudah memenuhi kriteria yang diinginkan, hal ini dikarenakan nilai Penjualan dan nilai Layana sudah baik, sehingga perlu dipertahankan atau lebih bahkan ditingkatkan.

Kesimpulan

Dalam diagram terdapat 20 Customer Service dengan Nilai Penjualan pada sumbu X dan Nilai Layanan pada sumbu Y. Grafik ini menunjukkan bahwa CS yang berada di Kuadran IV (Penjualan Baik & Layanan Baik) perlu diberikan apresiasi bahkan dapat diberikan reward sebagai dorongan untuk tetap mempertahankan kinerja dan tentunya menjadikan motivasi untuk CS yang ada di kuadran I, II, dan III. Secara umum diperlukan pelatihan, program pengembangan keterampilan, atau strategi komunikasi untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan.