Grafik 4 kuadran adalah salah satu cara yang efektif untuk menganalisis data dan menemukan pola-pola yang tersembunyi dalam data. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana menghasilkan grafik 4 kuadran menggunakan Microsoft Excel.
Langkah-langkah Membuat Grafik
- Siapkan data penjualan dan layanan untuk 20 Customer Service (CS). Data tersebut terdiri dari dua kolom: Nilai Penjualan dan Nilai Layanan.
- Buat grafik 4 kuadran dengan cara berikut:
- Pilih cell C1 sebagai titik awal, lalu klik "Insert" > "Chart" > "Scatter" > "Scatter with X-axis".
- Ulangi langkah nomor 9 dan beri nama sumbu Y (layanan) pada Series X values blok nilai pada cell C37 dan C38, sedangkan untuk Series Y values blok nilai pada cell D37 dan D38.
- Selanjutnya klik "Ok" 11 kali untuk memproses data.
- Buat garis yang menghubungkan titik-titik yang baru saja ditambahkan dengan cara berikut:
- Pada bagian kanan "Major Gridline Options", klik dan pilih "Series X".
- Lalu pilih "Line" > "Solid line" dan dapat diatur warna, ketebalan, jenis garis dan lain-lainnya.
- Ulangi langkah dengan memilih "Series Y".
- Tampilkan nama Customer Service dengan cara berikut:
- Klik salah 1 titik pada diagram dan klik tanda + pada bagian kanan diagram.
- Pilih "Data Labels" > "More Options".
- Kemudian pilih "Label Options" dan pilih "Values From Cells".
- Blok cell B2 sampai dengan B21, lalu klik "Ok".
- Tampilkan Axis Title dengan cara berikut:
- Klik tanda + pada bagian sebelah kanan diagram.
- Pilih "Axis Title", kemudian beri nama "Nilai Penjualan" dan "Nilai Layanan".
- Menamai masing-masing bagian dengan cara berikut:
- Klik menu "Insert" > "Text" > "Text Box".
- Letakan posisinya mulai dari kiri atas, kiri bawah, kanan bawah dan kanan atas.
Analisis Grafik
Dalam grafik 4 kuadran terdapat 20 CS dengan Nilai Penjualan pada sumbu X dan Nilai Layanan pada sumbu Y. Posisi mereka tersebar dan terbagi pada 4 kuadran dengan kata lain terdistribusi merata di seluruh bagian.
Rata-rata Nilai Penjualan adalah 51%, dengan nilai minimum 37% dan nilai maximum 65%. Rata-rata Nilai Layanan adalah 78%, dengan nilai minimum 67% dan nilai maximum 90%.
Pada Kuadran I (Penjualan buruk & Layanan baik), terdapat 3 CS terletak di kuadran ini. Dalam hal ini, kemampuan penjualan CS perlu ditinggkat oleh ketika CS tersebut melayani pelanggan, gali lebih dalam informasi terkait keluhan dan kebutuhan pelanggan, dan tawarkan produk yang sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Pada Kuadran II (Penjualan buruk & Layanan buruk), terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan ataupun penjualan, perlu sekali memahami kembali SOP pelayanan dan pengetahuan akan produk yang ada.
Pada Kuadran III (Penjualan baik & Layanan buruk), terdapat 4 CS terletak di kuadran ini. Perlunya peningkatan kemampuan dalam hal layanan, berikanlah pelayanan dengan memahami kembali SOP pelayanan.
Pada Kuadran IV (Penjualan baik & Layanan baik), terdapat 6 CS terletak di kuadran ini. Secara keseluruhan CS sudah memenuhi kriteria yang diinginkan, hal ini dikarenakan nilai Penjualan dan nilai Layana sudah baik, sehingga hal ini perlu dipertahankan atau lebih bahkan ditingkatkan.
CS pada Kuadran IV ini perlu diberikan apresiasi bahkan dapat diberikan reward sebagai dorongan untuk tetap mempertahankan performa yang baik.