Terkadang, tidak seperti apa yang Anda pikirkan, membuat email out-of-office yang sempurna tidak sesederhana itu. Padahal, email tersebut sebenarnya cukup sederhana – bagaimana sulitnya? Namun, ketika kita membaca email out-of-office orang lain, kita dapat menemukan beberapa contoh yang aneh.

Ada beberapa contoh email out-of-office yang memberikan informasi terlalu banyak (mari kita tidak perlu tahu bahwa Anda akan melakukan pemeriksaan medis sehari atau bahwa Anda sedang memantau pembangunan fondasi beton untuk jalan masuk rumah Anda). Ada juga beberapa contoh email yang terlalu kompleks dan membuat pengguna merasa bingung (menyebutkan 12 orang yang harus dihubungi untuk berbagai hal selama Anda tidak ada).

Walaupun beberapa contoh tersebut dapat membuat kita tertawa, saya masih menyarankan Anda untuk membuat email out-of-office yang sederhana dan jelas. Berikut adalah cara-cara untuk melakukannya:

1. Cakupkan dasar-dasar
   Email Anda harus menjelaskan bahwa Anda tidak ada di kantor, kapan Anda akan kembali, dan bagaimana Anda dapat dihubungi (jika Anda dapat). Dalam beberapa kasus, hanya perlu menjelaskan:
   Saya tidak ada di kantor hingga tanggal 5 Juli. Saya tidak akan memeriksa email selama itu, tetapi akan mengembalikan pesan Anda setelah saya kembali.

Perhatikan bahwa pesan tersebut tidak berisi janji untuk mengembalikan pesan Anda pada hari Anda kembali. Anda mungkin memiliki banyak pekerjaan untuk ditanggani ketika Anda kembali, jadi beri diri Anda buffer.

2. Anda tidak perlu membagikan alasan Anda tidak ada
   Anda tidak perlu menjelaskan kenapa Anda tidak ada di kantor – kecuali Anda ingin. Jika Anda ingin berbagi informasi pribadi, seperti Anda akan menikah atau menghadiri acara keluarga, maka silakan lakukan! Namun, orang lain tidak memerlukan (atau biasanya tidak inginkan) detail-detail sehari-hari kehidupan, seperti Anda sedang menanganikan ruang cuci yang terendam atau mengajak anak ke dokter gigi.

3. Jika Anda agak dapat dihubungi, jelaskan hal tersebut
   Jika Anda bepergian untuk bisnis, mungkin baik untuk orang lain mencoba menghubungi Anda (sebaliknya jika Anda sakit atau berlibur, ketika Anda mungkin lebih memilih untuk diasingkan). Namun, Anda harus jelas bahwa Anda akan sulit dihubungi dan tanggapannya akan lambat. Contoh email seperti ini cocok dengan situasi:
   Saya sedang menghadiri Konferensi Tahunan Pembuat Makanan Tofu dan tidak ada di kantor hingga tanggal 5 Juli. Saya akan memeriksa email secara sporadis selama saya berada di luar, tetapi tanggapannya akan lambat.

Jika Anda siap untuk menerima panggilan ponsel sementara Anda berada di luar, Anda dapat menambah:
Jika Anda perlu menghubungi saya dengan cepat, silakan panggil saya di nomor ponsel (nomor telepon).

4. Humor adalah jika-if
   Saya pernah menerima email out-of-office dari seseorang yang telah menulis bahwa dia telah memutuskan untuk minum margarita di pantai demi menghindari keracunan. Itu … mungkin dimaksudkan sebagai humor? Saya pro-margarita, tapi itu sedikit tidak nyaman menerima pesan seperti itu dari orang yang tidak Anda kenal baik, dan lalu harus memikirkan apa yang terjadi dengan pekerjaannya dan perusahaannya. Di sisi lain, itu mungkin berada sempurna dengan orang-orang yang mengenalnya. Namun, Anda tidak tahu siapa saja yang akan mengirim email ke Anda selama Anda tidak ada, jadi jalankan dengan hati-hati jika Anda menggunakan humor.

5. Ingat untuk mematikan pesan Anda ketika Anda kembali
   Jika orang-orang menerima auto-reply pada tanggal 8 Juli yang berisi janji Anda akan kembali pada tanggal 5 Juli, maka Anda akan tampak tidak terorganisasi (atau mereka akan khawatir bahwa Anda tidak pernah kembali dan sesuatu yang buruk terjadi).