Kehadiran aplikasi pendaftaran mandiri untuk HCL Notes Domino memungkinkan pelanggan korporasi dengan aplikasi Notes Domino yang membutuhkan keterlibatan dari pihak luar. Contohnya, suatu perusahaan memiliki aplikasi Vendor Management, E-Procurement, CRM, dan lain-lain yang tentu saja, pengguna aplikasi ini tidak hanya berasal dari pegawai/staf mereka sendiri tapi juga membutuhkan partisipasi dari pihak external untuk menggunakan aplikasi tersebut.
Sayangnya, fitur ini dari lahirnya Notes Domino dipertengahan tahun 90-an, khususnya sejak era 2000-an, ketika dunia WEB sedang berkembang. Mestinya fitur ini di-sediakan oleh IBM sebagai pemilik brand Lotus Notes kala itu.
Sudah ada yang memberikan ide ini sejak tahun 2007, namun sampai sekarang dari pemilik produk Notes Domino sejak IBM sampai dengan HCL belum diwujudkan. Entah kenapa? Ada sih 2 atau 3 pengembang Notes Domino yang telah membuat solusi ini, kini saya termasuk salah satu di antaranya.
Bagaimana cara pengguna luar (external user) bisa menggunakan aplikasi Domino di dalam perusahaan? Jawabannya simple saja. Gunakan NAB (Notes Address Book) yang terpisah dengan NAB Perusahaan. NAB untuk external user ini, kita simpan di dalam DA (Directory Assistance). Nah, informasi person pengguna luar inilah yang kita simpan di NAB External, jangan simpan di NAB dalam perusahaan.
Sebaiknya juga gunakan server Domino yang terpisah untuk menghindari "kontak" dengan pihak luar. Server Domino yang terpisah ini, sebaiknya jangan di install sebagai "Additional Server", tapi sebagai "First Server" yang berbeda CERT dengan Domino yang ada saat ini.
Aplikasi Domino yang akan digunakan bersama-sama dengan pihak luar di replicate dari server Domino yang ada saat ini, dengan server Domino yang terpisah tadi yang kita bicarakan. Tentunya, jangan lupa "Cross CERT" dulu ya antar kedua server Domino itu.
Kurang lebih, beginilah caranya implementasi yang "aman" nya. Administrator Domino, biasanya mendaftarkan satu persatu informasi personal dari luar perusahaan ke dalam NAB yang khusus untuk pengguna luar yang telah kita buat tadi.
Alternatif lainnya, Domino Administrator dapat menggunakan aplikasi ini untuk memungkinkan para calon pengguna dari luar perusahaan untuk mendaftarkan diri mereka masing-masing. Pengguna dari luar tadi akan mendapatkan email konfirmasi untuk men-verifikasikan proses permintaan pendaftaran tadi.
Setelah ini terjadi, tugasnya sang Domino Administrator yang akan memutuskan menyetujui atau menolak permintaan pendaftaran sebagai user di lingkungan Domino yang ada saat ini di perusahaan.
Aplikasi ini bisa didapatkan di sini. Silahkan dicoba. Terima kasih.
Presentasi Lengkap
Presentasi lengkapnya bisa dilihat di sini: http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg27046079&aid=1
Versi Video
Versi videonya ada di sini: https://www.youtube.com/watch?v=Erm7Tc47BFc&feature=youtu.be
Pesan dari IBM
Bicara mengenai aplikasi Notes Client, ada baiknya aplikasi yang saat ini hanya dapat berjalan di Notes Client, agar segera di modernisasikan ke bentuk web, dengan cara Xpage atau dengan bantuan platform seperti DARWINO, ClevaDesk atau Aveedo. Namun bila di tempat Anda, belum sempat untuk melakukan modernisasi aplikasi Notes Client, ICAA ini hadir sebagai solusi terbaik.
Bila Anda mempunyai aplikasi Notes Client dan berencana untuk melakukan perbaikan/modernisasi ke dalam bentuk web, silahkan hubungi dan kirim message ke saya. Kami akan bantu untuk lakukan assessment.
Gunawan T Wicaksono
Technical Pre-sales IBM Collaboration and Talent Management Solution, IBM Indonesia