Pada tahun 2012, Komisi Eropa mengusulkan reformasi signifikan pada kerangka hukum Uni Eropa seputar perlindungan data pribadi. Reformasi ini memiliki implikasi yang signifikan bagi provider jasa yang beroperasi di Uni Eropa.

Untuk beberapa provider jasa, kemampuan mereka untuk membantu majikan memenuhi kewajiban kepatuhan menjadi bagian penting dari proposisi bisnis mereka. Setelah majikan telah puas dengan kemampuan provider tersebut, maka dapat mempertimbangkan kelebihan proposisi layanan dan potensi kerja sama yang akan membantu mereka menjadi majikan pilihan.

Studi Kasus: Universitas Lincoln

Universitas Lincoln menginvestasi dalam pembangunan hubungan yang sustana dengan provider jasa. Ian Hodson, manajer reward dan benefits di Universitas Lincoln, telah memulai percakapan dengan provider childcare voucher, Computershare, seputar strategi bisnis masa depan.

Inisiatif ini dilakukan sebagai bagian dari upaya untuk memahami dampak kemungkinan repositioning oleh provider tersebut terhadap hubungan mereka dan bagaimana kedua organisasi dapat bekerja sama di masa depan. Hal ini mengikuti keputusan pemerintah untuk membuka skema voucher childcare tanpa pajak, yang akan dikelola oleh NS&I, sebagai pengganti provider-existing, pada tahun 2015.

Hodson menjelaskan bahwa provider harus mempertimbangkan apa yang mereka dapat tawarkan kepada kliennya majikan sebelumnya untuk menahan hubungan tersebut. "Mereka harus berpikir tentang apa yang mereka akan tawarkan kepada klien majikan sebelumnya agar mereka tetap menjadi bagian dari organisasi," katanya.

Hodson juga menjelaskan bahwa provider yang dapat mengembangkan proposisi layanan dengan unsur pendidikan akan sangat menarik bagi majikan di masa depan. "Mereka akan menciptakan pasar niche provider yang dapat berubah produk menjadi alat pendidikan yang lebih baik," katanya.

Namun, majikan harus mempertimbankan nilai-nilai korporasi provider sebelum melakukan due diligence, katanya. "Kami menanyakan provider tentang bagaimana mereka akan mendukung pengalaman siswa dan apa nilai-nilainya sebagai bisnis," katanya. "Kami mencoba menguji mereka secara lebih luas di luar produk dan melihat mereka sebagai provider yang ingin bekerja sama."

Tinjauan: David Noble

Setelah majikan telah menulis spesifikasi proyek, dokumen tender, melakukan penelitian, dan mempertimbangkan provider yang sudah diketahui, apa yang harus majikan lakukan berikutnya saat menghadapi proyek baru? Jawabannya adalah bahwa organisasi harus mengevaluasi kebutuhan bisnisnya dan tujuan-tujuannya, serta secara jelas mendefinisikan mereka.

Dengan menggunakan stakeholders untuk membuat prioritas, organisasi dapat membangun dasar yang kuat dengan provider. Kegiatan berikutnya adalah untuk menilai kebutuhan organisasi dalam urutan penting. Apa yang majikan nilai paling tinggi? Adalah kualitas dan reliabilitas, kecepatan masuk pasar dan fleksibilitas ketika perubahan terjadi, ataukah value for money untuk organisasi yang mengalami kesulitan dengan margin yang sangat sempit?

Variety of Sources

Penelitian dapat melibatkan sumber-sumber yang beragam, serta stakeholders utama. Majikan mungkin mempertimbangkan referensi dari mitra atau provider existing, berbicara dengan organisasi bisnis, perwakilan industri, atau menghadiri pameran spesifik sektor untuk membandingkan cepat dan mudah provider yang tersedia untuk kebutuhan mereka.

Strengths and Weaknesses

RFI (Request for Information) adalah kesempatan bagi provider untuk menjabarkan kekuatan dan kelemahan, kemampuan, dan fitur dengan organisasi, serta rencana pertumbuhan dan informasi keuangan untuk memastikan bahwa majikan tidak terpaksa mengganti key provider ketika masa depan sulit. Setelah itu, majikan dapat mengirim RFQ (Request for Quotation) dengan spesifikasi penuh.

Majikan harus selalu bertemu dengan provider yang dipilih dan melakukan audit secara teratur setelah kontrak telah ditandatangani. Pembangunan hubungan yang kuat dengan provider sangat penting dalam memastikan keberhasilan proyek.