Dalam era digital, organisasi harus memahami pentingnya memperlakukan data pribadi dengan hati-hati. Salah satu langkah yang perlu dilakukan adalah mengetahui syarat-syarat hukum yang berlaku, terutama seputar reformasi perlindungan data pribadi Eropa yang akan datang.

Pemerintah Eropa telah mengusulkan reformasi besar-besaran pada tahun 2012. Dalam konteks ini, penyedia jasa harus memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas untuk memastikan bahwa data yang diberikan kepada kliennya aman dan tidak bocor.

Kasus Studi: University of Lincoln

University of Lincoln berinvestasi dalam membangun hubungan yang sustainabel dengan penyedia jasa. Ian Hodson, manager reward and benefits di University of Lincoln, telah menginisiasi percakapan dengan penyedia jasa childcare voucher, Computershare, tentang strategi bisnisnya di masa depan.

Hal ini dilakukan sebagai bagian dari upayanya untuk memahami dampak yang akan terjadi pada hubungan antara organisasinya dan penyedia jasa. Kebutuhan ini timbul karena pemerintah telah mengumumkan rencana pengenalan program voucher childcare tanpa pajak, yang akan dijalankan oleh National Savings and Investments (NS&I) mulai tahun 2015.

Pandangan David Noble

Menurut David Noble, group chief executive officer dari Chartered Institute of Purchasing and Supply, organisasi harus memprioritaskan kebutuhan bisnisnya ketika bekerja dengan penyedia jasa. "Mereka harus mengetahui apa yang akan mereka lakukan untuk mempertahankan hubungan dengan kliennya," kata dia.

Dalam pandangan David Noble, organisasi juga harus memperhatikan nilai-nilai korporat dari penyedia jasa dan tidak hanya fokus pada proposional jasa. "Mereka harus mempertimbangkan pengembangan pribadi dan profesional serta pendidikan," kata dia.

Langkah Selanjutnya

Sebelum memilih penyedia jasa, organisasi harus melakukan riset dan membuat spesifikasi proyek yang jelas. Mereka juga harus mengetahui kebutuhan bisnis mereka dan mendefinisikan prioritas mereka.

Dalam langkah selanjutnya, organisasi harus meng evaluasi kebutuan bisnisnya dan mendefinisikan prioritas mereka. Dengan demikian, mereka dapat membangun dasar yang kuat dengan penyedia jasa.

Variety of Sources

Riset dapat dilakukan melalui berbagai sumber, termasuk stakeholders internal organisasi. Mereka dapat menghubungi rekan-rekan bisnis, asosiasi industri, atau organisasi pendidikan untuk memperoleh informasi tentang penyedia jasa yang tersedia.

Strengths and Weaknesses

Dalam tahap RFI (Request for Information), penyedia jasa dapat menjelaskan kelebihan dan kekurangannya, serta kemampuan-kemampuannya. Hanya setelah itu organisasi dapat mengirimkan RFQ (Request for Quotation) dengan spesifikasi lengkap.

Kesimpulan

Dalam pengelolaan data pribadi, organisasi harus memahami pentingnya memperlakukan data dengan hati-hati dan memprioritaskan kebutuhan bisnis mereka. Dengan demikian, mereka dapat membangun hubungan yang kuat dengan penyedia jasa dan mencapai tujuan bisnis yang lebih baik.